Wie contact heeft met Top Level Punt, krijgt regelmatig een telefoontje of e-mail van Lilian, Sanne, Jasper of mij. Samen vormen wij de afdeling Subsidiemanagement. Ook schuiven we steeds vaker online of op locatie aan bij gesprekken met klanten, accountants of externe partijen. Maar wat doen we nu eigenlijk precies voor een innovatie- of subsidieproject?
Van aanvraag tot afronding betrokken
Vanaf de start van een project tot aan de afronding zijn wij nauw betrokken. We verzorgen de processtukken die nodig zijn om een aanvraag in te dienen, houden de beoordelingstermijn van ingediende aanvragen in de gaten en gaan na een positieve beschikking direct aan de slag met de projectverantwoording.
Ons doel is helder: samen met de klant zorgen dat een project niet alleen succesvol wordt uitgevoerd, maar ook volledig voldoet aan de subsidievereisten. Dat vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en regelmatig contact.
Grip op de voortgang van een project
Tijdens de looptijd van een project informeren we actief naar de voortgang. We vragen urenstaten, facturen en inhoudelijke informatie over de uitvoering op en verwerken die in de projectadministratie. Vervolgens beoordelen we of het project financieel en inhoudelijk nog in lijn is met de oorspronkelijke aanvraag en de beschikking.
Zien we afwijkingen, dan trekken we tijdig aan de bel. Waar nodig schakelen we met de collega’s van Innovatiemanagement om samen te bepalen wat er nodig is. Soms is het bijvoorbeeld nodig om een wijzigingsverzoek of melding in te dienen bij de subsidieverstrekker.
Veranderingen horen erbij
Geen enkel project verloopt precies zoals het op papier is bedacht. Zeker bij projecten met een looptijd van één of meerdere jaren kunnen onderweg onverwachte situaties of knelpunten ontstaan. Dat is logisch. Bij de aanvraag kun je nu eenmaal niet alles voorspellen.
Vaak is er binnen de subsidieregels ruimte voor wijzigingen, zolang die maar tijdig worden gemeld. Het is daarom belangrijk om goed aangehaakt te blijven bij de voortgang van een project. Zo kunnen we op tijd bijsturen en ervoor zorgen dat een project ook bij veranderingen correct en zorgvuldig blijft verlopen.
Gelukkig zien onze klanten dat ook zo. Regelmatig krijgen we terug dat ze blij zijn dat we hen scherp hebben gehouden en op tijd aan de juiste zaken hebben herinnerd. Juist dat meedenken en bewaken van het proces wordt erg gewaardeerd.
De schakel tussen klant, accountant en subsidieverstrekker
Bij grotere projecten komt soms ook een accountantscontrole kijken. In dat geval vormen wij de verbindende schakel tussen klant en accountant. We zorgen ervoor dat het projectdossier correct, volledig en goed onderbouwd wordt aangeleverd.
Voordat stukken naar de accountant gaan, nemen wij ze zelf al kritisch door. Dat zorgt voor overzicht en voorkomt onnodige vragen achteraf. Van verschillende accountants hebben we dan ook complimenten ontvangen over de volledigheid en gedetailleerdheid van onze projectadministraties. Dat maakt hun werk overzichtelijker en vergemakkelijkt de controle.
Samen met het Innovatiemanagementteam van Top Level Punt zijn we daarmee een belangrijke en onmisbare schakel tussen klant, accountant en subsidieverstrekker.
Hoe ziet zo’n werkdag eruit?
Geen dag is hetzelfde, maar dit geeft een goede indruk van een gemiddelde werkdag binnen Subsidiemanagement.
De dag begint met overzicht
Ik begin de dag met het openen van mijn eigen mailbox en de gezamenlijke administratiemailbox. Daar komt van alles binnen: verzoeken om afspraken in te plannen of te verzetten, nieuwe leads, projectinformatie van klanten en berichten van subsidieverstrekkers.
Op basis van urgentie pak ik berichten meteen op of zet ik ze door naar collega’s. Zo start de dag meestal al direct met schakelen.
Tussendoor contact met klanten
Vaak komt er tussendoor een telefoontje binnen van een klant met een praktische vraag, bijvoorbeeld over de urenregistratie van een project. Ik leg dan uit wat er nodig is, zodat de klant snel weer verder kan. Juist dat directe contact maakt het werk afwisselend en waardevol: je helpt iemand meteen verder en voorkomt dat kleine vragen later grote vertragingen veroorzaken.
Een beschikking binnen: altijd een mooi moment
Soms zit er tussen de e-mails een beschikkingsbrief. Dat blijft iedere keer weer een mooi moment. Zo’n brief deel ik direct met de betrokken collega van Innovatiemanagement, waarna we samen controleren of alles aansluit op de aanvraag. Daarna mogen we de klant blij maken met goed nieuws.
Vervolgens plan ik tijd in om het projectdossier op te zetten op basis van de beschikking en om een kick-off te organiseren. Tijdens die kick-off nemen we samen met de klant de beschikking en subsidievereisten door, zodat vanaf het begin duidelijk is wat er verwacht wordt.
Tijd voor dossierwerk
Een deel van de dag staat vaak in het teken van het doornemen en bijwerken van projectdossiers. Zodra er stukken zijn aangeleverd, kan ik daar echt even goed induiken. Ik verwerk de informatie, controleer of alles compleet is en kijk of er bijzonderheden of afwijkingen zijn.
Wanneer alles is bijgewerkt, stuur ik de klant een update. Zo blijft het dossier actueel en kunnen we tijdens een volgend (kwartaal)overleg direct de juiste stand van zaken bespreken.
Even naar buiten voor een frisse blik
Rond de middag is het tijd voor een lunchwandeling met collega’s. Even weg van de cijfers, documenten en mailbox. Dat moment buiten helpt echt om daarna weer met een frisse blik aan het werk te gaan.
Na de lunch pak ik het dossierwerk weer op, of wissel ik af met telefoontjes, het opvragen van processtukken of het bespreken van een nieuw project met een collega.
Juist de afwisseling maakt het leuk
Dat is ook precies wat werken binnen Subsidiemanagement zo leuk maakt. Het ene moment ben je heel nauwkeurig bezig met cijfers, documenten en controles, het volgende moment overleg je met klanten, accountants of collega’s. Die afwisseling houdt het werk dynamisch en zorgt ervoor dat geen dag hetzelfde is.
Natuurlijk loopt een planning niet altijd zoals gedacht. Een dringend telefoontje van een klant of een verzoek om aanvullende informatie van een subsidieverstrekker kan de dag zomaar veranderen. Daar houden we rekening mee. We schakelen snel, zijn flexibel en houden altijd het overzicht.
Samen vormen we een Topteam
Binnen de afdeling Subsidiemanagement zorgen we ervoor dat projecten niet alleen goed starten, maar ook goed worden uitgevoerd en afgerond. We bewaken de voortgang, signaleren op tijd wanneer actie nodig is en zorgen dat klanten weten waar ze aan toe zijn.
Juist die combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en samenwerking maakt ons werk zo mooi. Samen met de Innovatiemanagement collega’s, klanten en andere betrokken partijen werken we iedere dag aan projecten die inhoudelijk én administratief goed staan.
En dat doen we als één team. Of, zoals wij het graag zeggen: als een echt Topteam.